a) Rancangan yang baik (metodologis dan sistematis)
b) Dapat dieksekusi dengan benar oleh komputer
c) Berfungsi dengan benar sesuai rancangan
d) Mampu melayani segala kemungkinan masukan
e) Tampilan yang menarik
f) User friendly
g) Mudah dalam pemeliharaan dan pengembangan
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis TeknologiInformasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agarsetiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :
· Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.
· Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
· Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ?
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya :
1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1. Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2. Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
· Eleminasi proses : Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
· Simplifikasi proses : Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
· Integrasi proses : Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
· Otomatisasi proses : Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Add Value : Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Create new realities : Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Strategi TI diperlukan untuk
• Pengetahuan mengenai teknologi baru
• Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
• Dibahas dalam diskusi perusahaan
• Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
1. Web 2.0 : Web 2.0 adalah sebuat istilah yang dicetuskan oleh O'Reilly Media pada tahun 2003, dan dipopulerkan pada konferensi web 2.0 pertama di tahun 2004. merujuk pada generasi yang dirasakan sebagai generasi kedua layanan berbasis web—seperti situs jaringan sosial, wiki, perangkat komunikasi, dan folksonomi—yang menekankan pada kolaborasi online dan berbagi antar pengguna.
· Prinsip – prinsip web 2.0 :
o Web sebagai platform
o Data sebagai pengendali utama
o Efek jaringan diciptakan oleh arsitektur partisipasi
o Inovasi dalam perakitan sistem serta situs disusun dengan menyatukan fitur dari pengembang yang terdistribusi dan independen (semacam model pengembangan "open source")
o Model bisnis yang ringan, yang dikembangkan dengan gabungan isi dan layanan
o Akhir dari sikllus peluncuran (release cycle) perangkat lunak (perpetual beta)
o Mudah untuk digunakan dan diadopsi oleh user
o Web 2.0 mempunyai keuntungan yaitu memungkinkan pengguna internet dapat melihat konten suatu website tanpa harus berkunjung ke alamat situs yang bersangkutan.
2. Web 3.0 : adalah generasi ketiga dari layanan internet berbasis web. Konsep Web 3.0 pertama kali diperkenalkan pada tahun 2001, saat Tim Berners-Lee, penemu World Wide Web, menulis sebuah artikel ilmiah yang menggambarkan Web 3.0 sebagai sebuah sarana bagi mesin untuk membaca halaman-halaman Web. Hal ini berarti bahwa mesin akan memiliki kemampuan membaca Web sama seperti yang manusia dapat lakukan sekarang ini. Web 3.0 berhubungan dengan konsep Web Semantik, yang memungkinkan isi web dinikmati tidak hanya dalam bahasa asli pengguna, tapi juga dalam bentuk format yang bisa diakses oleh agen-agen software. Beberapa ahli bahkan menamai Web 3.0 sebagai Web Semantik itu sendiri. Keunikan dari Web 3.0 adalah konsep dimana manusia dapat berkomunikasi dengan mesin pencari. Kita bisa meminta Web untuk mencari suatu data spesifik tanpa bersusah-susah mencari satu per satu dalam situs-situs Web. Web 3.0 juga mampu menyediakan keterangan-keterangan yang relevan tentang informasi yang ingin kita cari, bahkan tanpa kita minta.
· Web 3.0 terdiri dari:
Web 3.0 menawarkan metode yang efisien dalam membantu komputer mengorganisasi dan menarik kesimpulan dari data online. Web 3.0 juga memungkinkan fitur Web menjadi sebuah sarana penyimpanan data dengan kapasitas yang luar biasa besar. Walaupun masih belum sepenuhnya direalisasikan, Web 3.0 telah memiliki beberapa standar operasional untuk bisa menjalankan fungsinya dalam menampung metadata, misalnya Resource Description Framework (RDF) dan the Web Ontology Language (OWL). Konsep Web Semantik metadata juga telah dijalankan pada Yahoo’s Food Site, Spivack’s Radar Networks, dan sebuah development platform, Jena, di Hewlett-Packard.
3. Web 4.0 atau Intelligence Web : bidang studi dan penelitian dari aplikasi kecerdasan buatan dan teknologi informasi di web dalam rangka menciptakan generasi berikutnya dari produk, layanan dan kerangka kerja berdasarkan internet. Abad ke-21 adalah usia Internet dan World Wide Web. Web merevolusi cara kita mengumpulkan, memproses, dan menggunakan informasi. Pada saat yang sama, juga mengubah makna dan proses bisnis, perdagangan, pemasaran, keuangan, penerbitan, pendidikan, penelitian, pengembangan, serta aspek-aspek lain dari kehidupan sehari-hari kita. Meskipun masing-masing sistem informasi berbasis Web yang terus-menerus digunakan, masalah maju dan teknik untuk mengembangkan dan untuk manfaat dari intelijen Web masih tetap dipelajari secara sistematis. Secara kasar, kecerdasan web eksploitasi kecerdasan buatan dan teknologi informasi canggih di Web dan Internet. Ini adalah kunci dan bidang penelitian yang paling mendesak TI untuk intelijen
4 dukungan Intelligence Web :
· Internet - tingkat komunikasi, infrastruktur, dan protocol keamanan
· Interface - tingkat multimedia stadart presentasi
· Knowledge - tingkat pengolahan informasi dan alat manajemen
· Application tingkat utilitas komputansi dan social intelligence
